مستندسازی خوب قرار نیست سازمان را بوروکراتیک کند. هدف آن ایجاد یک مرجع مشترک برای اجرای کار، کنترل کیفیت و شناسایی نقاط بهبود است.
وقتی فرایند تعریف نشده است
وابستگی شدید به افراد، تفاوت در شیوه اجرا و دشواری آموزش نیروی جدید از اولین نشانههای نبود استاندارد فرایندی هستند.
مستند باید قابل استفاده باشد
نقشه فرایند، مسئول هر مرحله، ورودی و خروجی و نقاط کنترل باید به زبان ساده ثبت شوند. سندی که در عملیات استفاده نشود، ارزش مدیریتی محدودی دارد.
از مستند تا بهبود
پس از ثبت وضع موجود، میتوان زمان انتظار، حلقههای تأیید اضافی و دوبارهکاریها را دید و مسیر بهینه را طراحی کرد.
مستندسازی پایان کار نیست؛ نقطهای است که امکان اندازهگیری و بهبود واقعی آغاز میشود.
موضوعات مرتبط
